O Conselho da Justiça Federal (CJF) editou a Resolução nº 359 que fixa a política de gestão das ações judiciais transitadas em julgado (findas) e aquelas que foram arquivadas na Justiça Federal de primeiro e segundo graus para fins de guarda ou eliminação. A resolução autoriza a eliminação das ações que já tenham sido concluídas e sejam definitivamente colocadas nos arquivos das instituições da Justiça Federal, sempre em acordo com critérios determinados em seu texto e anexos.

O inteiro teor da resolução está disponível no site do Conselho da Justiça Federal (www.cjf.gov.br). Para ter acesso ao texto é preciso que o cidadão clique no ícone "Consultas on-line".O documento foi publicado na edição de 5 de abril do Diário Oficial da União. O anexo I da resolução institui a "Tabela de Temporalidade das Ações Transitadas em Julgado da Justiça Federal de Primeiro e Segundo graus", bem como fixa os prazos de guarda dessas ações, após os quais elas poderão ser eliminadas.

Com exceção das ações judiciais transitadas em julgado definidas como de guarda permanente, deve ser preservada uma amostra representativa do universo dos julgados, obtida com base em fórmula estatística definida no anexo III da mesma resolução. A minuta desse documento havia sido aprovada pelo Colegiado do Conselho da Justiça Federal durante reunião que aconteceu um dia antes da publicação no DOU.

A mesma resolução considera como ações de guarda permanente (que não serão eliminadas), devido à sua importância, as ações criminais; as ações coletivas; as ações condenatórias sem execução; e as ações inominadas que versem sobre Direito Ambiental, desapropriações, privatizações, direitos indígenas, direitos humanos, tratados internacionais; e as ações que constituírem precedentes de súmulas. A resolução também considera de guarda permanente, em função de sua relevância histórica, as ações pertencentes ao período de 1890 a 1973.

Outros documentos que foram considerados como de guarda permanente: o inteiro teor de sentenças, acórdãos e despachos terminativos, que devem ser recolhidos imediatamente após sua publicação às unidades de arquivo responsáveis por sua gestão. A resolução também autoriza os juízes federais a formularem propostas fundamentadas de guarda definitiva dos processos por eles julgados.

Antes da eliminação dos processos, segundo a resolução, deve ocorrer a publicação, com antecedência de 45 dias, de "Edital de Eliminação" contendo o nome das partes e o número dos processos que serão eliminados, bem como suas respectivas datas de distribuição e de arquivamento definitivo. As partes interessadas nos processos a serem eliminados poderão requisitá-los para guarda particular desde que assumam os custos. O pedido deve ser feito por meio de petição ao diretor da unidade administrativa à qual o arquivo esteja vinculado. A resolução recomenda também que a eliminação considere critérios de preservação ambiental, e que seja, portanto, feita preferencialmente por meio da reciclagem.

A Comissão Técnica Interdisciplinar para Gestão de Documentos da Justiça Federal, que funciona sob a coordenação do CJF, com a participação dos cinco Tribunais Regionais Federais (TRFs), vai elaborar manual. Nele estarão orientações para a aplicabilidade das normas previstas na resolução, bem como ministrar treinamentos a servidores envolvidos no processo de seleção. Coube à Comissão elaborar os estudos e os critérios que resultaram na resolução.

As Comissões Permanentes de Avaliação Documental dos TRFs e os Grupos Permanentes de Avaliação de Documentos nas Seções Judiciárias, que funcionam junto aos arquivos dessas instituições, serão responsáveis pela coordenação dos procedimentos estabelecidos na referida resolução e pela avaliação dos processos definidos como passíveis de eliminação. Essas comissões podem selecionar aqueles processos que pela sua peculiaridade devem ser preservados permanentemente para composição da memória institucional. Caberá a essas comissões e grupos a análise da proposta de guarda definitiva feita por magistrado.

Os custos para a construção de prédios ou aluguel de depósitos para armazenarem essas ações por parte da Justiça Federal foram considerados elevados. Por este motivo decidiu-se pela elaboração da resolução. Somou-se a essa decisão o fato de que não havia, até o momento, autorização legal para proceder com eliminação dos processos findos. Deste modo, o acervo dos arquivos passaram por processo de aumento exponencialmente, o que ficou cada vez mais difícil de armazenar tais documentos para evitar que viessem a se deteriorar.

Roberta Bastos